Publicada no Diário Oficial da União, de 15 de abril de 2020, a Instrução Normativa nº 79 teve por objetivo regulamentar a Medida Provisória nº 931, de 30 de março de 2020, que permitiu que sócios, associados e acionistas participem e votem a distância em reuniões e assembleias de sociedades limitadas, cooperativas e companhias fechadas.
A norma, regulamenta a Medida Provisória 931 e prevê dois formatos de reuniões e assembleias: semipresencial e digital.
Modalidades de reuniões e assembleias:
I – semipresenciais, quando os acionistas, sócios ou associados puderem participar e votar presencialmente, no local físico da realização do conclave, mas também a distância.
II – digitais, quando os acionistas, sócios ou associados só puderem participar e votar a distância, neste caso o conclave não será realizado em nenhum local físico.
Forma de Votação:
Em reuniões e assembleias semipresenciais ou digitais, os acionistas, sócios ou associados poderão votar de duas formas: pelo envio de um boletim de voto a distância ou por meio de participação remota, via sistema eletrônico.
O preenchimento e a entrega do boletim, diretamente à sociedade, complementa o sistema eletrônico, que permite a participação em tempo real. Para tanto, o documento disponibilizado pelas empresas deve conter as matérias constantes da ordem do dia, orientações sobre o seu envio e indicação dos documentos que devem acompanhá-lo para verificação da identidade do acionista, sócio, associado ou representante.
O sistema eletrônico adotado precisa garantir a segurança, a confiabilidade e a transparência do encontro e das decisões. Também deve-se preservar o direito de participação e voto a distância durante todo o processo. Ainda, a gravação integral da reunião ou assembleia deverá ficar arquivada na sede da sociedade.
As sociedades que forem realizar suas reuniões ou assembleias de forma semipresencial ou digital vão continuar observando os mesmos prazos e disposições específicas do tipo societário.
Para todos os fins legais, as reuniões e assembleias digitais serão consideradas como realizadas na sede da sociedade.
Por fim, é importante mencionar que o DREI disponibilizou um documento com as perguntas mais frequentes, com o objetivo de sanar dúvidas decorrentes da participação e votação a distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas.
Instrução CVM 622, de 17 de abril de 2020
A Comissão de Valores Mobiliários (CVM) editou em 17/4/2020, a Instrução CVM 622, que alterou a Instrução CVM 481, que dispõe sobre informações e pedidos públicos de procuração para exercício do direito de voto em assembleias de acionistas.
O objetivo da norma é estabelecer condições para que as companhias realizem assembleias inteiramente digitais, na esteira da edição da Medida Provisória 931, de 30/3/20.
Principais mudanças:
- Inclusão de definição das assembleias realizadas de modo parcialmente digital.
- Esclarecimento de que nas assembleias realizadas de modo parcialmente digital, a reunião poderá ocorrer fora da sede da companhia, em caráter excepcional.
- Possibilidade de definição, por parte da companhia, de prazo de antecedência para que o acionista deposite os documentos mencionados no anúncio de convocação e que estes possam ser apresentados por meio de protocolo digital.
- Previsão de que o sistema a ser utilizado pela companhia possibilite a comunicação entre os acionistas.
- Possibilidade dos administradores e pessoas cuja presença seja obrigatória nas assembleias participarem a distância nas assembleias realizadas de modo parcial ou exclusivamente digital.
- Possibilidade de o presidente da mesa e o secretário registrarem em ata a presença dos acionistas que participarem a distância.
Fonte: Assessoria Técnica da FecomercioSP
